Kebijakan privasi integrasi Google Drive

Akun Google dan izin akses

Administrator menghubungkan satu akun Google yang memiliki akses ke folder bukti ERP. Integrasi meminta izin drive.file untuk membuat folder bukti, mengunggah berkas yang dipilih melalui ERP, memeriksa metadata berkas dan folder, serta memeriksa atau mengatur izin baca folder. Pengguna ERP biasa tidak diminta memberikan izin atas Drive pribadi mereka.

ERP membaca alamat email dan ID izin akun Google yang dihubungkan untuk memastikan akun pemilik folder. Data tersebut dan token koneksi disimpan dalam berkas privat di sisi server dengan izin akses sistem operasi yang dibatasi.

Data yang diproses

Saat pengguna memilih bukti untuk diunggah, ERP memproses:

• isi, nama, dan jenis berkas, serta metadata lokasi berkas dan izin baca folder bukti di Drive;
• jenis dokumen serta rujukan transaksi;
• nama atau identitas pengguna ERP yang mengunggah dan waktu unggah.

ERP mengirim berkas ke Google Drive dan menyimpan tautannya pada catatan transaksi. Integrasi tidak mengambil berkas dari perangkat tanpa tindakan memilih berkas pada formulir.

Tujuan penggunaan

Data tersebut digunakan untuk melampirkan dan memeriksa bukti pada alur tagihan, pembayaran, biaya, talangan, dan perjanjian yang tersedia di ERP.

Informasi yang diterima melalui izin Google Workspace digunakan sesuai Kebijakan Data Pengguna Layanan API Google, termasuk ketentuan Limited Use. ERP tidak menggunakannya untuk iklan atau menjualnya kepada pihak lain.

Siapa yang dapat membuka berkas

Folder bukti transaksi saat ini menyediakan akses baca kepada siapa pun yang memiliki tautan. Pengguna ERP yang dapat melihat catatan terkait memperoleh tautan sesuai hak akses aplikasi. Pada alur tertentu, tautan juga dapat tercantum pada PDF yang ditujukan kepada customer sesuai pilihan pengguna.

Karena itu, tautan berkas dapat dibuka di luar ERP dan perlu dibagikan hanya kepada pihak yang berkepentingan.

Penyimpanan dan penghapusan

Berkas tetap berada di Google Drive sampai pengelola akun Drive menghapusnya. Integrasi ini belum memiliki penghapusan otomatis atau jadwal retensi berkas. Jika berkas dihapus dari Drive, tautan pada catatan ERP dapat berhenti berfungsi.

Data koneksi akun Google tetap berada di server sampai koneksi diganti atau berkas koneksi dihapus oleh pengelola server. Permintaan peninjauan atau penghapusan data dapat dikirim ke alamat kontak di bawah.

Perlindungan akses

Hanya administrator atau CEO yang dapat menghubungkan akun Google dan mengatur izin folder melalui ERP. Situs produksi menggunakan HTTPS. Token koneksi disimpan di sisi server, sedangkan berkas bukti tetap dapat dibuka oleh siapa pun yang memiliki tautan seperti dijelaskan di atas.

Layanan dan kontak

Alur ini menggunakan server ERP pada Hostinger dan Google Drive sebagai tempat penyimpanan berkas. Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data dalam integrasi ini, hubungi gaeks.group@gmail.com.